Software Payroll atau perangkat lunak penggajian adalah aplikasi yang memungkinkan organisasi mengotomatiskan proses pembayaran. Sebagian besar aplikasi perangkat lunak akan:
Memproses pembayaran langsung ke rekening bank karyawan dengan cara yang tepat (seperti setoran langsung, cek, atau kartu pembayaran)
- Mencetak atau membuat dan menyimpan slip gaji untuk catatan karyawan
- Hitung pemotongan pajak dan pembayaran
- Sejajarkan dengan lembar waktu untuk memastikan pembayaran yang benar
- Hitung pembayaran wajib untuk cuti sakit atau cuti orang tua
- Rekam detail karyawan.
Apa keuntungan dan kerugian menggunakan perangkat lunak penggajian?
Keuntungan :
- Organisasi dapat mengotomatiskan proses pembayaran: Ini adalah keuntungan yang paling jelas menggunakan perangkat lunak layanan penggajian. Mengotomatiskan proses pembayaran dapat menghemat banyak waktu dan uang organisasi.
- Cetak atau buat dan simpan slip gaji: Ini adalah keuntungan besar lainnya menggunakan solusi perangkat lunak penggajian. Slip gaji dapat disimpan secara elektronik, artinya dapat diakses dengan lebih mudah dan cepat.
- Pembayaran diproses langsung ke rekening bank karyawan: Ini merupakan keuntungan besar bagi karyawan, karena mereka tidak perlu khawatir untuk menerima gaji tepat waktu di bank.
- Hitung pemotongan pajak dan pembayaran: Ini adalah keuntungan besar bagi organisasi, karena dapat menghemat banyak uang dalam jangka panjang.
- Sejajarkan dengan lembar waktu untuk memastikan pembayaran yang benar: Ini merupakan keuntungan besar bagi organisasi dan karyawan, karena ini memastikan bahwa setiap orang mendapat bayaran dengan jumlah yang tepat.
- Hitung gaji wajib untuk cuti sakit atau cuti melahirkan: Ini adalah keuntungan yang sangat baik bagi organisasi, karena dapat menghemat banyak uang dalam jangka panjang.
- Rekam detail karyawan: Ini adalah keuntungan besar bagi organisasi, karena dapat membantu mereka melacak karyawan mereka.
Kekurangan :
- Biaya awal: Biaya perangkat lunak penggajian awal untuk menyiapkan dan menggunakan layanan penggajian bisa tinggi.
- Kurva pembelajaran: Mungkin ada kurva pembelajaran yang terkait dengan penggunaan solusi penggajian berbasis cloud, karena rumit untuk digunakan.
- Perlunya pelatihan: Karyawan mungkin perlu dilatih tentang cara menggunakan sistem penggajian, yang bisa memakan waktu dan mahal.
- Ketergantungan pada teknologi: Solusi perangkat lunak penggajian bergantung pada teknologi, jadi jika ada masalah dengan sistem, dapat menyebabkan masalah besar.
Terlepas dari kerugiannya, keuntungan menggunakan sistem penggajian jauh lebih besar daripada kerugiannya. Menjalankan perangkat lunak penggajian dapat menghemat banyak waktu dan uang organisasi dan membuat proses pembayaran lebih mudah bagi karyawan.
Jika Anda sedang mencari cara untuk mengoptimalkan waktu Anda, maka perangkat lunak penggajian adalah sesuatu yang harus Anda pertimbangkan; Anda dapat, misalnya, memilih salah satu program perangkat lunak penggajian terbaik dan memulai dengan uji coba gratis sebelum memutuskan.
Cek Juga: Aplikasi Payroll
Bagaimana cara menghitung pajak gaji?
Saat Anda menjalankan penggajian, Anda perlu memotong pajak dari gaji karyawan Anda dan juga menyisihkan uang untuk pajak bisnis Anda sendiri. Untuk menghitungnya, Anda perlu:
- Ketahui tarif pajak untuk pajak federal, negara bagian, dan lokal
- Hitung berapa banyak untuk menahan dari gaji masing-masing karyawan
- Sisihkan uang untuk pajak bisnis Anda sendiri.
Untuk menghitung pajak gaji federal, Anda perlu mengetahui tarif pajak saat ini untuk Jaminan Sosial dan Medicare. Anda juga perlu melihat jumlah penghasilan yang dikenakan pajak ini. Untuk menghitung pajak gaji negara bagian dan lokal, Anda perlu mengetahui tarif pajak untuk negara bagian dan lokalitas Anda.
Setelah Anda memiliki informasi ini, Anda dapat menggunakan kalkulator penggajian untuk menentukan berapa banyak yang harus dipotong dari gaji setiap karyawan. Anda juga perlu menyisihkan uang untuk pajak bisnis Anda sendiri. Bergantung pada ukuran bisnis Anda, Anda mungkin perlu membuat taksiran pembayaran pajak sepanjang tahun.
Alat perangkat lunak penggajian dapat membantu Anda mengotomatiskan proses penghitungan pajak penggajian dan membuatnya lebih mudah untuk tetap mematuhi undang-undang perpajakan. Menggunakannya dapat menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan saat menghitung pajak gaji.
Mengapa perusahaan harus menggunakan perangkat lunak penggajian?
Perangkat lunak penggajian dapat menjadi bagian penting dari cara perusahaan mengelola karyawannya, mendorong keterlibatan, dan menghemat waktu. Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa perusahaan harus menggunakannya:
- Hemat waktu: Alih-alih membutuhkan seseorang untuk menghitung gaji setiap karyawan secara manual, perangkat lunak penggajian yang tepat membebaskan orang tersebut untuk melakukan lebih banyak tugas bernilai tambah.
- Kurangi kesalahan: Penggajian manual terbuka untuk kesalahan manusia hanya karena jumlah entri data yang diperlukan dan potensi orang yang menjalankan data tersebut terganggu. Perangkat lunak proses penggajian bersifat otomatis, yang membantu mengurangi kesalahan.
- Bayar tepat waktu setiap minggu atau bulan: Dengan mengandalkan penggajian manual, bisnis perlu memastikan bahwa seseorang dapat menyelesaikan tugas itu setiap saat. Jika orang tersebut sakit, berlibur, atau bahkan meninggalkan bisnis, maka pembayaran mungkin terlambat. Membayar karyawan terlambat akan merusak hubungan karyawan dan memengaruhi kesuksesan bisnis.
- Bangun kepercayaan karyawan: Membayar karyawan terlambat tidak baik untuk bisnis. Karyawan akan mengandalkan pembayaran segera untuk membayar tagihan, membeli makanan, dan membayar sewa atau hipotek mereka. Membayar terlambat dapat menyebabkan kesulitan nyata bagi karyawan. Jika Anda dikenal sebagai pemberi kerja yang terlambat membayar karyawan, Anda akan kesulitan membangun kepercayaan dan menarik karyawan baru.
- Mematuhi persyaratan hukum: Mengotomatiskan pemrosesan penggajian dapat mengotomatiskan persyaratan hukum dan pajak, memastikan bahwa bisnis Anda patuh.
Simak Juga: Sistem Payroll
Bagaimana perangkat lunak penggajian membantu Anda mengoptimalkan waktu Anda?
Untuk organisasi dengan lebih dari sepuluh atau lebih karyawan, penggajian dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Anda dapat mengurangi beban pemrosesan penggajian manual dari diri sendiri atau tim Anda dan meningkatkan akurasi dengan memilih perangkat lunak penggajian terbaik.
Bahkan menghapus kesalahan saja akan membantu Anda menghemat waktu karena Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk memperbaiki kesalahan yang telah dibuat.
Itu dapat diintegrasikan dengan aplikasi perangkat lunak SDM lainnya untuk membuat manajemen orang lebih mudah, seperti perangkat lunak akuntansi, lebih akurat, dan sesuai. Misalnya, Anda dapat menyesuaikan pembayaran cuti sakit dan asuransi kesehatan dengan menggabungkannya dengan data ketidakhadiran.
Anda juga dapat secara otomatis menyesuaikan pembayaran naik atau turun untuk memperhitungkan jumlah jam kerja karyawan dan penalti keterlambatan jika relevan dengan bisnis Anda.
Karena karyawan dapat memperbarui dan mengakses perangkat lunak penggajian dengan layanan lengkap, Anda dapat mengoptimalkan waktu Anda dengan meminta karyawan untuk memastikan detail pribadi mereka sudah benar. Anda juga dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk mencetak dan mendistribusikan slip gaji dengan memberi karyawan akses ke portal slip gaji tempat mereka dapat melihat dan mengunduh slip gaji dan informasi pajak mereka tanpa masukan dari departemen SDM.
Bagaimana memilih perangkat lunak penggajian yang tepat untuk bisnis Anda?
Ada banyak program perangkat lunak solusi penggajian yang tersedia di pasar. Penting untuk memilih program yang memenuhi kebutuhan spesifik bisnis Anda. Saat mempertimbangkan program mana yang akan dipilih, berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan:
- Kemudahan penggunaan
- Kemampuan untuk berintegrasi dengan perangkat lunak SDM lainnya
- Fleksibilitas
- Pelaporan
- Skalabilitas
- Dukungan pelanggan
Memilih perangkat lunak penggajian terbaik yang tepat dapat menghemat waktu dan uang bisnis kecil Anda. Ini juga dapat membantu Anda membangun kepercayaan dengan karyawan Anda dan mempertahankan kepatuhan terhadap persyaratan hukum.
Kunjungi Juga: Aplikasi Slip Gaji